第 3 章 供应链与库存管理

本章面向采购员、仓管员及企业管理员，介绍从供应商建档、采购下单、收货入库、退货换货，到厂家激励、采购奖励、供应商返利、进价历史，再到库存查询、台账、调拨、盘点与出入库作业的完整业务闭环。

单据右上角的状态标签决定它当前能做什么；界面显示若与本章描述不一致，以系统实际界面为准。

#3.1 采购管理

#3.1.1 供应商管理

供应商是与厂家、商家往来的基础档案：采购、付款、返利、对账都以它为准。

在哪里：企业管理后台 → 采购管理 → 供应商管理

怎么做：新增供应商

1. 点击页面右上角「新增供应商」。
2. 填写供应商名称（必填，同一企业内不能重名）。
3. 按需填写供应商编码（留空则自动生成）、联系人、联系电话、邮箱、地址、备注。
4. 保存后，供应商即可在采购单中选用。

页面汇总：页面顶部展示四个汇总卡片——「采购入库」「累计付款」「未付余额」「未到货」金额，一眼看清与每个供应商的往来全貌。页面中部有一条对账口径提示：「对账提示：余额为负数 代表我们在该供应商处存有预付款（即商家欠我们货款）；余额为正数 代表我们应付未付的货款（即我们欠商家钱）」。

怎么做：与供应商对账

1. 在供应商列表中点击「对账」。
2. 查看往来明细，对账聚合了四类数据：采购入库、付款、手工调整、返利。
3. 需要时可用「手工调整」补记（类型：应付 / 应收 / 退款入账）。
4. 可按时间筛选（默认近 3 个月，快捷区间：本年 / 去年 / 本月 / 上月 / 全部）并导出。

供应商付款与返利登记：列表页右上角还有「供应商付款」和「登记返利」两个快捷入口，分别用于给供应商付款和登记供应商返利（返利详见 3.1.7）。

界面字段说明

需要注意

• 供应商已有关联的采购单、采购退货或往来流水时，无法删除，会提示「该供应商已有业务单据或往来流水，无法删除」。

谁能操作：采购员可新建与编辑；对账与付款通常由财务或企业管理员操作

#3.1.2 采购订单

采购订单记录「向谁、进什么货、进多少、进到哪个仓」，是入库的前提。

在哪里：企业管理后台 → 采购管理 → 采购订单

怎么做：新建采购单

1. 点击页面右上角「新建采购单」。
2. 在「基础信息」中选择供应商（可当场点「+ 新建供应商」补建）和入库仓库，填写备注。
3. 按需开启「支付详情」：适用于提取银货或在线支付的业务，开启后系统会在订单审核通过时自动生成付款流水。
4. 在「商品采购明细」点「+ 添加商品」加入采购商品，逐行填写数量、进货单价、销售限价。
5. 按需添加「供应商奖励条款」（随单承诺即时奖励，详见 3.1.6）。
6. 点「保存草稿」或「提交审核」。单号将在保存后由系统自动生成。

怎么做：收货（支持分批入库）

1. 订单状态为「已审核（待入库）」或「部分入库」时，列表中会出现「入库」操作。
2. 点击「入库」进入收料，录入各商品本次实际到货数量后确认。
3. 一张订单可以分多次收货，系统自动累计已入库数量，全部收齐后订单转为「已收货」。

状态说明

审批说明：提交审核后会走企业的「采购单审批」流程。系统预置的采购单审批流默认是未启用的，需要管理员先在「流程审批 → 流程配置」中启用；未启用时，订单提交后自动通过。

需要注意

• 只有「草稿」状态可以编辑和删除。
• 订单已付款且审核通过后，不能再修改。
• 收料时系统会校验采购订单有效期（在「系统配置 → 业务规则」中设置，超时自动关闭），过期订单无法收料。
• 「结单」可关闭未收完的订单，关闭时可选择余额处理方式（保留余额 / 冲销 / 退款）。

谁能操作：采购员可新建与提交；入库由仓管员操作；审核按审批流指定的审批人

#3.1.3 采购退货

向供应商退回有问题的货品，并跟踪退款。

在哪里：企业管理后台 → 采购管理 → 采购退货（页面标题为「采购退货管理」）

怎么做：新建退货单

1. 点击页面右上角「新建退货单」。
2. 选择供应商和退货门店 / 仓库。
3. 添加退货商品与数量、填写退货原因（必填，最长 255 字）。
4. 选择退款方式：「挂账抵扣」（从欠款里扣）或「资金退回」（退回指定资金账户）。
5. 提交后进入审批。

状态说明：待审批 → 已批准 → 已发货 → 已完成；审批不通过则被驳回，未发货前也可取消。列表中每个单据显示「退货退款」类型标签与退款金额。

需要注意

• 退货须从有货的门店 / 仓库发出；残品出库走统一出库通道，确保账实一致。
• 列表支持按单号 / 供应商、产品名称 / 型号、品牌、分类、状态与日期筛选，并可导出。

谁能操作：采购员可新建；审批按审批流；发货由仓管员操作

#3.1.4 采购换货

向供应商换货：把残品发回厂家、收回新品，全程一张单据跟踪。

在哪里：企业管理后台 → 采购管理 → 采购换货

怎么做

1. 新建换货单，选择供应商、换出商品（残品）与换入商品（新品）。
2. 状态批准后先办理残品发出（出库）。
3. 收到厂家换新商品后办理换新收货（入库）。
4. 发出与收货都完成后，系统自动判定换货完成。

需要注意

• 换货与退货共用同一套状态流转；换货单据在发出 / 收货环节同样由仓管员操作。
• 残品出库走统一出库通道，确保库存与账务一致。

谁能操作：采购员可新建；仓管员操作发出与收货

#3.1.5 厂家激励

为厂家（供应商或品牌）设定任务目标和阶梯奖励，达成后向厂家申请兑现。

在哪里：企业管理后台 → 采购管理 → 厂家激励

怎么做：新建激励政策

1. 点击页面右上角「新建厂家激励」。
2. 填写政策名称，选择维度（供应商 / 品牌）和对象。
3. 选择类型（任务型 / 里程碑）和考核指标（进货金额 / 采购数量 / 付款金额），设置考核周期。
4. 配置阶梯奖励：达到某个门槛对应一个奖励比例、固定金额或赠品（如「¥300,000 → 1%」表示进货 30 万返 1%）。
5. 保存后政策进入「进行中」，系统按周期自动累计达成进度。

怎么做：申请兑现

1. 政策详情中查看各阶梯 / 进度的达成情况。
2. 只有已达成的阶梯或进度才能申请兑现，未达成时系统会拒绝。
3. 申请后兑现单状态流转：待处理 → 处理中 → 已到账；被驳回则不通过。

需要注意

• 政策已有兑现单时无法删除。
• 政策可混合多种奖励形式（返利金额记金额、赠品记赠品和数量），展示为「混合」。

谁能操作：采购员、企业管理员；兑现确认与到账通常由财务或企业管理员操作

#3.1.6 采购奖励

逐单登记的「随单奖励」：在采购单上直接向供应商承诺返利或赠机，页面统一汇总所有采购单的奖励与兑现状态。

在哪里：企业管理后台 → 采购管理 → 采购奖励

奖励从哪来：在新建采购单时，于「供应商奖励条款」区点击「+ 添加条款」，即可为该单承诺即时奖励（返利或赠机）。页面顶部以「待兑现」「返利总额」「赠品总量」三个卡片汇总。

怎么做：兑现

1. 在奖励列表中找到「待兑现」的奖励，点击「提交兑现」（兑现方式为现金）。
2. 确认兑现：由审批人将兑现单从「待处理」推进到「处理中」。
3. 到账兑现：确认款项到账，兑现单变为「已到账」。赠机型奖励兑现后自动生成赠机入库单，赠机入库完成即回写兑现状态。

需要注意

• 奖励已进入兑现流程（待处理 / 处理中 / 已到账）时不能重复提交。
• 奖励只有在「草稿 / 待兑现」状态才能取消；已完成兑现的奖励无法取消，会提示「该奖励已完成兑现，无法取消」。
• 商品维度的奖励明细受「查看采购激励」开关控制，未开通该权限的人看不到（见第 2 章员工资料开关）。

谁能操作：采购员可提交兑现；确认与到账由审批人 / 财务操作

#3.1.7 返利查看（供应商返利）

登记供应商给予的返利额度，跟踪余额与消耗。

在哪里：企业管理后台 → 采购管理 → 返利查看

怎么做：登记返利

1. 点击页面右上角「新增返利」。
2. 选择供应商，填写金额（最小 0.01 元）和说明（必填，最长 255 字）。
3. 选择类型：返利 / 市场支持 / 价保 / 其他。
4. 按需设置有效期（须晚于当天）、上传附件（单个不超过 20MB）。
5. 保存后自动审核通过，计入该供应商的返利余额。

余额与消耗：页面顶部展示「返利总额」「可用余额」「返利单数」。发生退货抵扣等消耗时，按单据余额顺序扣减，扣完的单据自动变为「已完成」。

需要注意

• 已完成、已驳回的单据不能再编辑。
• 每张返利单独立跟踪余额，可在列表中查看各单的「金额」「余额」「有效期至」。

谁能操作：采购员、企业管理员

#3.1.8 进价历史

分析商品采购价格的走势：最低价、最高价、平均价、最近价一目了然，砍价时心里有底。

在哪里：企业管理后台 → 采购管理 → 进价历史（页面标题为「采购价格走势与历史分析」）

怎么做

1. 在顶部输入商品名称、编码或 SKU 搜索并选择要分析的商品；也可以直接选择供应商、品类、品牌或时间范围查看商品价格列表。
2. 选择时间范围：全部 / 本年 / 去年 / 最近半年 / 近 1 年，或自定义起止日期。
3. 点击「刷新数据」查看该商品的最低价、最高价、平均价、最近价（含发生日期、供应商、单号、采购次数、总件数）及价格走势。
4. 需要时点「重置条件」清空筛选。

统计口径（重要）

• 只有「已审核及之后」状态的有效订单才计入价格统计。
• 单价为 0 的赠品、已取消 / 已作废的订单自动排除。

需要注意

• 只用关键字搜索时，仅显示有采购入库历史的商品；明确选了品牌 / 品类 / 供应商时则不受此限制。
• 价格属于敏感信息，页面同时受「查看进货价」开关控制（见第 2 章）。

谁能操作：采购员、品类主管、企业管理员（需有查看进货价的权限）

#3.2 库存管理

#3.2.1 库存查询

查看各仓库商品的实时库存数量。

在哪里：企业管理后台 → 库存管理 → 库存查询

五个汇总数字的含义

怎么做

1. 使用筛选条件：商品名称 / 编码 / SKU、仓库、品牌、品类、专供、推荐。
2. 点击「隐藏 0 库存」开关，可隐藏没有库存的行。
3. 点击「导出」可导出当前查询结果（导出列含商品名称、编码、SKU、仓库、进货价、最低售价、本年销量、在途库存、当前库存、占用库存、可用库存等）。

需要注意

• 「进货价」「最低售价」两列属于敏感价格，只对有相应权限的人显示（员工资料中的「查看进货价」「查看最低售价」开关，见第 2 章）。
• 仓管员只能看到被授权仓库的库存。

谁能操作：仓管员、店长、采购员、企业管理员（按权限）

#3.2.2 库存台账

按「收发存」口径查看每个商品一段时间内的库存账：期初结存、本期入库、本期出库、期末结存，各带数量、成本单价与金额。

在哪里：企业管理后台 → 库存管理 → 库存台账

怎么做

1. 选择起止日期（默认当前月，快捷区间：全部 / 本年 / 本月 / 上月）、仓库（可多选）、品牌、品类或关键字。
2. 查看每个商品的收发存明细，勾稽关系为：期初结存 + 本期入库 − 本期出库 = 期末结存。
3. 可导出报表（导出列为：商品编码、商品名称、SKU、品牌、分类、期初结存数量 / 成本单价 / 金额、本期入库数量 / 金额、本期出库数量 / 金额、期末结存数量 / 成本单价 / 金额）。

需要注意

• 台账金额按成本口径计算，与财务对账时请以同一时段筛选。
• 成本单价受「查看进货价」权限控制。

谁能操作：财务、企业管理员、仓管员（按权限）

#3.2.3 库存调拨

把商品从一个仓库调到另一个仓库，例如门店库向样机库补货。

在哪里：企业管理后台 → 库存管理 → 库存调拨

怎么做：新建调拨单

1. 点击页面右上角「新建调拨单」。
2. 选择调出仓库和调入仓库（两者不能相同，且必须是启用状态的仓库）。
3. 添加调拨商品，填写申请数量（至少 1 行）。
4. 可「保存草稿」或直接提交。提交后系统逐行校验调出仓可用库存，不足时会精确提示「当前可用: X（实存: Y, 锁定: Z），调拨需要: W」。

状态说明

审批说明：提交后会走企业的「库存调拨审批」流程。系统预置的库存调拨审批流默认是未启用的，需要管理员先在「流程审批 → 流程配置」中启用；未启用时，单据提交后自动通过。

需要注意

• 发货需由调出仓库的人员操作，收货需由调入仓库的人员操作。
• 提交前会校验可用库存（实物库存扣除被占用的部分），避免把库存调空。
• 每行明细会记录调拨时的价格快照，用于后续核对。

谁能操作：仓管员可新建与收发货；审批按审批流

#3.2.4 库存盘点

定期核对账面库存与实物差异，盘盈盘亏自动调整账面。

在哪里：企业管理后台 → 库存管理 → 库存盘点

怎么做：新建并完成盘点

1. 点击页面右上角「新建盘点单」，选择盘点仓库和商品范围（按仓库或全公司）。
2. 「开始盘点」时系统快照当前账面数量作为对比基准。
3. 逐个商品录入「实盘数量」。
4. 确认完成。系统自动计算差异（实盘 − 账面），并按下面口径调整账面库存。

盘盈盘亏金额口径

怎么做：导出

• 「导出盘点表」可导出用于现场盘点的空白表（每个仓库一个工作表，列为品牌、分类、产品编码、产品名称、型号、单位、系统数量、实盘数量（空）、差异、备注）。
• 「导出记录」可导出已完成盘点的结果。

需要注意

• 已完成、已取消的盘点单不能删除。
• 实盘数量未录入的商品按账面数量处理，差异为 0。
• 盘盈入库在入库管理中会体现为对应的调整入库类型。

谁能操作：仓管员、店长、企业管理员

#3.3 入库与出库

#3.3.1 入库操作与入库查询

入库管理负责把到货验收后正式记入库存。页面说明写明：「此模块由库管专员或店长操作，负责验收实物并确认入库。」

在哪里：企业管理后台 → 入库管理 → 入库操作 / 入库查询（页面标题为「入库单管理」）

状态与类型

怎么做：确认入库

1. 在「入库操作」页按状态（默认「待验收」）找到单据，点击「处理 / 查看」。
2. 每行明细会显示「应入数量」「实入数量」「待入数量」；录入本次实际到货数量。
3. 确认入库后，库存立即增加，单据变为「已入库」。

关于分批入库：一张采购单可以分多次入库。系统针对不同来源采用不同口径——采购入库按关联采购单的采购数量算「应入」；调拨入库按已发数量；退货入库在完成态才计为已入。已经分批收齐的明细不会一直挂着待验收。

关于来源追溯：采购入库确认时，系统会自动把入库批次与对应的采购单关联起来，便于追溯每个批次从哪张单进来。若历史数据存在批次来源缺失，系统提供修复工具，需联系管理员执行。

需要注意：系统会自动过滤掉「待验收但来源采购单已关闭 / 已作废」的无效单据，这些单据不会被处理。

谁能操作：仓管员（库管专员）、店长

#3.3.2 出库操作

出库管理负责把待发出的实物拣货出库。页面说明写明：「此模块供仓库管理员查看和操作等待发出的实物拣货及出库。」

在哪里：企业管理后台 → 出库管理 → 出库操作（页面标题为「出库任务管理」）

怎么做：一键出库

1. 在「待出库」页签中选择要处理的任务，点击「处理 / 查看」。
2. 核对待出库商品与数量后确认出库。
3. 出库完成，对应库存立即减少，单据变为「已出库」。

页签与来源

需要注意

• 出库只校验实物库存：出库数量不能超过实际库存，超了会提示库存不足。被业务「占用」的库存在出库完成时自动释放，不再重复拦截。
• 应付金额不大于 0 的订单出库时，需要二次确认。
• 「暂不送货」把任务挂起暂缓发货，「恢复送货」放回待出库队列。
• 任务按「加急单置顶 → 有配送日期按日期先后 → 无日期按制单时间倒序」排序，库存充足度分为「充足 / 部分 / 不足」。

谁能操作：仓管员（仓库管理员）

#3.3.3 部分收款出库

客户付了一部分钱、货又急着发时，由有权限的人「强制出库」放行。

在哪里：企业管理后台 → 出库管理 → 部分收款出库

怎么做

1. 页面列出满足条件的订单：状态为待付款 / 待发货 / 部分发货、付款状态为部分收款、且仍有未发完的商品。
2. 点击「强制出库」，系统绕过欠款检查，把订单推进到待出库。
3. 之后按是否需要配送确认等流程正常走完。

需要注意

• 强制出库绕过了欠款拦截，属于风险操作，建议仅店长及以上岗位使用。
• 是否需要仓管、是否需配送确认由系统按配置决定是否自动结单。

谁能操作：店长及以上

#3.3.4 出库查询

查历史出库单据的完整记录。

在哪里：企业管理后台 → 出库管理 → 出库查询

怎么做：按关键字、状态、来源类型、起止日期、客户名称、客户电话、商品名称筛选；点击单据查看详情。

状态说明：待出库 / 已出库 / 部分出库 / 已取消；类型包括销售出库、销售退货、采购退货、调拨、报废、其它。

谁能操作：仓管员、店长、企业管理员

#3.3.5 库存锁定与争抢

库存锁定：已收款未发完的销售订单、待出库的调拨单、已批准的采购退货等业务会「占用」相应库存，防止超卖。占用量就是库存查询页的「占用库存」；出库完成后自动释放。

库存争抢：当同一个仓库、同一款商品有多张待出库单抢同一批货时，出库工作台提供争抢视图，展示各单据的占用与可分配情况，帮助仓管员判断先发哪张单。

需要注意：销售出库单里缺货的商品也会参与争抢统计。

#需要说明的地方

1. 采购订单的状态标签（如「已审核（待入库）」「已收货」「部分入库」）以界面实际显示为准；其余单据状态文案同。
2. 系统预置的「采购单审批」「库存调拨审批」等审批流默认未启用，需管理员在「流程审批 → 流程配置」中手动启用；未启用时相关单据提交后自动通过。
3. 采购退货与采购换货共用同一套状态流转，具体状态文案以界面为准。
4. 盘点调整在入库管理中的类型归属，以入库单实际显示的类型为准。
5. 库存查询、进价历史等页面的价格可见性受员工资料中的「查看进货价」「查看最低售价」「查看采购激励」开关控制，管理员范围的具体口径以系统实际表现为准。
6. 仓库可见性规则：仓管员按被授权仓库过滤；未绑定仓库时的具体处理以系统实际表现为准。
7. 各小节「谁能操作」为常规岗位建议，实际以本企业角色权限配置为准。
8. 厂家激励、采购奖励、供应商返利中的金额示例（如「¥300,000 → 1%」）仅为界面示例数据，不代表固定规则。