第 5 章 财务与账务核算

本章介绍财务管理相关的功能：钱放在哪些账户、每一笔进出怎么记、员工报销怎么走、怎么跟银行对账、国补怎么跟进、发票怎么管、怎么给供应商付款，以及会计科目、记账凭证、账簿、财务报表和固定资产。

两种入口，功能相同：财务功能有两个入口，可以任选其一——

• 企业管理后台 → 财务管理（左侧业务菜单下的完整财务菜单）；
• 财务工作台（独立的财务工作界面，功能与前者一致）。

两边看到的单据和数据是同一套，具体以系统实际界面为准。

#5.1 资金账户与收款方式

资金账户就是企业的「钱袋子」——现金、银行卡、支付宝、微信等各建一个账户，所有进出都记在对应账户上。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 资金账户

#5.1.1 管理资金账户

怎么做

1. 打开「资金账户」，列表显示全部账户及其余额。
2. 点「新建账户」，填写账户信息后保存。
3. 需要修改时点「编辑」；需要停用时点「停用」（状态变为停用）。
4. 常用的账户可设为「默认账户」。

界面字段说明

#5.1.2 账户收款方式（渠道）

一个账户下可以配置多种收款方式，用于区分手续费和统计。

需要注意

• 界面上显示的收款方式名称只是「展示名」，实际结算以系统内对应的收款方式为准。

#5.1.3 资金转移

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 资金转移

怎么做

1. 打开「资金转移」。
2. 选择转出账户、转入账户与金额。
3. 确认后，两个账户余额同步变动，并各生成一条资金流水。

谁能操作：财务主管、出纳。

#5.2 资金流水

资金流水是账户资金的「银行流水」，每一笔进出都会自动记一条。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 资金流水

界面字段说明

怎么做

1. 打开「资金流水」。
2. 可按账户、类型、日期筛选。
3. 需要时点「导出」。

谁能操作：财务主管、会计、出纳。

#5.3 费用报销

门店的房租、水电、办公用品、维修等开支，都在「费用报销」里登记、审批和付款。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 费用管理

#5.3.1 新建费用单

怎么做

1. 打开「费用管理」，点「新建」。
2. 选择门店、费用类型，填写金额、收款方、说明，并上传票据图片（可选）。
3. 如该费用需要分期摊销（如房租按年摊），打开「是否摊销」并填摊销起止日期。
4. 选择付款方式，提交。
5. 提交后进入「待审核」。

界面字段说明

#5.3.2 费用单状态

#5.3.3 审批、摊销与付款

1. 审批：只有「待审核」的费用单能被审批。通过后变为「待支付」，系统会自动登记一笔应付账款（30 天后到期）；如填写了摊销，还会自动生成分期摊销记录。
2. 付款：只有「待支付」和「已支付」的费用单能付款。付款会扣减付款账户余额、生成资金流水，并核销应付账款。
3. 快速记账：日常小额现金支出可用「快速记账」直接登记并付款，省去审批。
4. 作废：已支付的费用单作废时，会退回付款金额并清理相关记录。

谁能操作

• 新建 / 编辑：有费用权限的员工；
• 付款、作废：财务、出纳（付款也允许管理员 / 总经理）。

#5.4 资金收入

除销售收款以外的收入（如投资款、退款返利、利息收益等）在「资金收入」里登记。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 资金收入

怎么做

1. 打开「资金收入」，点「新建」。
2. 选择门店、收入类型，填写金额、付款方。
3. 选择收款账户，保存后立即入账。
4. 修改金额会自动同步账户余额与流水。

界面字段说明

谁能操作：财务主管、会计、出纳。

#5.5 对账管理

对账管理用于把系统账目与实际银行流水进行核对。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 对账管理

说明

• 该模块用于登记银行流水并与系统账目核对。
• 详细的导入、匹配与审核规则当前资料未完全展开，请以系统实际界面为准，操作前建议先与财务主管确认对账口径 [待填写]。

谁能操作：财务主管、会计。

#5.6 国补台账

国补（国家补贴）销售后，补贴款何时到账需要在台账里跟进。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 国补台账

怎么做

1. 打开「国补台账」，可切换「已到账 / 未到账」筛选。
2. 单笔到账时，点该行的「标记到账」。
3. 多笔到账时，可勾选后「批量标记到账」。
4. 也可导入国补对账表（Excel）批量标记：表中第 1 列填订单号，第 10 列填「已到账」字样。
5. 需要时点「导出」。

需要注意

• 标记到账时会同时登记一笔收入流水。
• 国补的补贴比例在 销售管理 → 国补配置 中按品类设置。

谁能操作：财务主管、会计。

#5.7 发票管理

进项收票、销项开票都在「发票管理」里登记和核销。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 发票管理

怎么做

1. 打开「发票管理」，点「登记发票」。
2. 选择发票方向（进项收票 / 销项开票）与发票类型（专票 / 普票 / 电子 / 其他）。
3. 填写发票代码、号码、开票日期、金额、税率等，上传发票文件。
4. 保存。

界面字段说明

勾稽核销

• 只有采购进项专票支持与采购入库单勾稽核销；
• 全部勾稽完成后，发票状态变为「已全部核销」。

谁能操作：财务主管、会计。

#5.8 供应商付款

向供应商付货款，并核销对应的采购订单。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 供应商付款

#5.8.1 查看付款记录

• 列表显示所有「采购付款」记录，可按供应商、付款账户、日期筛选。
• 点开某笔付款，可查看它核销到了哪些采购订单。
• 付款方式包括：现金 / 微信 / 支付宝 / 银行转账 / 余额 / 支票。

#5.8.2 新建付款

怎么做

1. 打开「供应商付款」，点「新建付款」。
2. 选择供应商，系统会列出该供应商「未付清且已审核」的采购订单，默认全选。
3. 核对系统推荐的付款金额（各订单未付金额合计），可自行调整。
4. 选择付款账户，填写付款金额。
5. 如用返利抵扣，填写抵扣账户与抵扣金额（抵扣金额不能超过付款金额）。
6. 提交。

需要注意

• 必须选择供应商、付款账户、金额，并至少选择一张采购订单。
• 付款后，采购订单的已付金额与付款状态会同步更新。

谁能操作：财务主管、出纳。

#5.9 会计科目与辅助核算

会计科目是记账的基础。企业开通时会自动生成一套《小企业会计准则》标准科目，也可按需增补。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 记账模块 → 会计科目

#5.9.1 管理会计科目

怎么做

1. 打开「会计科目」，列表以树形展示各级科目。
2. 点「新增科目」，填写科目编码、名称、科目类型、余额方向，选择上级科目。
3. 需要停用的科目，可切换「启用 / 停用」。

界面字段说明

#5.9.2 辅助核算

• 辅助核算是给科目加上「按客户 / 供应商 / 职员 / 门店」等维度的明细。
• 辅助核算大类在系统中预先配置（如客户、供应商、职员、门店），可挂接对应的业务对象。

谁能操作：财务主管、会计。

#5.10 记账凭证

凭证是会计记账的核心单据。系统能根据业务单据自动生成凭证，也支持手工填制。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 记账模块 → 记账凭证

#5.10.1 凭证字段

#5.10.2 填制与操作

怎么做（手工填制）

1. 点「新建」，选择凭证字、填写凭证日期。
2. 逐行填写摘要、科目、借方或贷方金额。
3. 需要时给明细挂上辅助核算。
4. 保存草稿。

系统会检查

• 若该会计期间已结账，会提示「会计期间 X年X月 已经结账锁定，禁止填制凭证！」；
• 摘要不能为空；
• 科目必须存在且启用；
• 借贷必须平衡，否则提示「凭证借贷不平衡」。

#5.10.3 审核与记账

• 只有「草稿」可审；
• 制单人不能审核自己填制的凭证（制审分离）；如企业内没有其他在职人员，仅管理员级角色（总经理 / 企业管理员）可代审，系统会记「管理员代审」日志；
• 审核通过即完成记账（过账），凭证状态变为「已记账」。

#5.10.4 其他操作

• 列表页还支持批量记账、批量作废等操作。

谁能操作：制单由会计完成，审核由财务主管或管理员完成。

#5.11 账簿

账簿用于查询记账结果，包括明细账、总账、科目余额表、科目汇总表、序时账。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 记账模块 → 账簿查询

科目余额表说明

• 展示期初余额（借 / 贷）、本期发生额（借 / 贷）、期末余额（借 / 贷）、本年累计。
• 时间范围可选：全部 / 今年 / 去年 / 按月，并支持上一月、下一月切换。
• 合计只汇总一级科目。
• 支持导出。

需要注意：账簿只显示已记账的凭证，草稿凭证不计入。

谁能操作：财务主管、会计。

#5.12 财务报表

系统预置了资产负债表、利润表等标准报表，取数来自已记账的凭证。

在哪里：企业管理后台 → 报表中心 → 财务报表

说明

• 报表按公式取数，公式形如「科目编码 + 取数类型」，取数类型包括借余、贷余、借发生、贷发生；
• 按科目编码前缀汇总该科目及其下级科目；
• 余额类科目累计到指定会计月末，发生额类只统计本月；
• 只取已记账的凭证；
• 支持按门店（辅助核算）过滤。

企业开通时会自动生成默认的资产负债表、利润表模板（详见第 1 章）。

谁能操作：财务主管、会计。

#5.13 固定资产

设备、车辆、家具、装修等固定资产的登记与折旧在「固定资产」里管理。

在哪里：企业管理后台 → 财务管理 → 记账模块 → 固定资产

怎么做

1. 打开「固定资产」，点「登记资产」。
2. 填写资产编号、名称、类别、原值、残值、使用月数、启用日期、存放位置。
3. 保存后，系统按原值、残值和使用月数计算月折旧额。
4. 每月点「计提本月折旧」，系统按企业 + 年月计提折旧并生成凭证。
5. 资产报废或出售时，点「处置」，资产状态变为「已处置」。

界面字段说明

谁能操作：财务主管、会计。

#需要说明的地方

1. 发票状态：发票的核销状态中个别取值以系统实际显示为准。
2. 对账管理内部规则：银行流水的导入、匹配、审核规则尚未逐项核对，操作前请与财务主管确认，并以系统实际为准 [待填写]。
3. 财务工作台的权限：财务工作台与企业后台财务管理菜单的权限控制方式可能不同，以系统实际为准。
4. 账套参数管理：该项功能的操作入口当前资料未能定位，请以系统实际菜单为准 [待填写]。
5. 费用摊销口径：费用审核通过后会自动登记应付账款（30 天后到期）并生成摊销记录，摊销进入利润表的最终口径以系统实际为准。